Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych dla kontrahentów (oferentów, dostawców, wykonawców), osób reprezentujących lub wskazanych do kontaktu

Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych dla kontrahentów (oferentów, dostawców, wykonawców), osób reprezentujących lub wskazanych do kontaktu

Na podstawie art. 13 ust.1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej: RODO, realizujemy obowiązek wynikający z ogólnego rozporządzenia 
o ochronie danych (RODO) w stosunku do:

a) kontrahentów będących stronami zawieranych umów (osoby fizyczne prowadzące tzw. jednoosobową działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące działalność w postaci spółek prawa cywilnego),

b) osób reprezentujących kontrahentów instytucjonalnych (np. wspólnicy spółek osobowych, członkowie zarządu spółek kapitałowych, prokurenci, pełnomocnicy, syndycy),

c) osób wskazanych przez kontrahentów do kontaktu oraz do realizacji przedmiotu umów (np. koordynatorzy),

informujemy że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych w Urzędzie Miasta Tarnobrzega jest Prezydent Miasta Tarnobrzega, z siedzibą przy ul. Kościuszki 32, 39-400 Tarnobrzeg, (tel. 15 822-11-49); e-mail: prezydent@um.tarnobrzeg.pl. 

2. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Urzędu Miasta Tarnobrzega, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Tarnobrzega za pomocą adresu e-mail: iod@um.tarnobrzeg.pl  lub pisemnie na adres siedziby administratora.

3. Pani Pana dane osobowe w zależności od Pani/Pana roli, będą przetwarzane w następujących celach:

a) dane osobowe kontrahenta, który jest osobą fizyczną: w celu realizacji umowy lub podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności z przepisów podatkowych, dotyczących wystawienia faktur, prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, oraz przepisów  o archiwizacji dokumentacji. Wskazany art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jest wspierany w szczególności przez  ustawę z dnia  23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny, ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, ustawę z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych, ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a także ustawę o dostępie do informacji publicznej, w związku z obowiązkiem ujawniania danych  w zakresie stanowiącym informację publiczną.

b) dane osobowe osób reprezentujących kontrahentów: Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO, wynikającego z  przepisów prawa określających umocowanie do reprezentowania – w zakresie ważności umów i właściwej reprezentacji stron (przepisy Księgi Pierwszej, Tytułu IV, Działu VI, Rozdziału II i III ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny oraz  art. 41 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych). Podanie tych danych jest warunkiem zawarcia umowy.

c) dane osób wskazanych przez kontrahenta, jako osoby do kontaktu/realizacji umowy: Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie Administratora wynikającym z  potrzeby posiadania stałego kontaktu z osobami wskazanymi przez Wykonawcę, w szczególności prowadzenia bieżącej komunikacji. Podstawą prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z ustawą z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych oraz ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Ponadto dane mogą być także przetwarzane w celu ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.

4. Administrator pozyskał Pani/Pana dane osobowe:

a) w przypadku Kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania lub działających na podstawie pełnomocnictwa Kontrahenta - bezpośrednio od Pani/Pana. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy.

b) w przypadku osoby wskazanej przez Kontrahenta w związku z realizacją umowy - od podmiotu uczestniczącego w wyłonieniu wykonawcy zamówienia publicznego lub podmiotu z którym zawarł umowę. Zakres Pani/Pana danych osobowych może obejmować: imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, dane kontaktowe oraz inne dane niezbędne w związku z realizacją umowy.

5. Odbiorcami Pani/Pana danych mogą być podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Odrębną kategorię odbiorców stanowią podmioty zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych w Urzędzie systemów informatycznych m.in. systemu elektronicznego obiegu dokumentacji, z którymi Miasto Tarnobrzeg zawarło stosowne umowy, oraz podmioty uprawnione do obsługi doręczeń jak Poczta Polska, podmioty świadczące usługi doręczania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (ePUAP). 

6. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych.

7. Podanie danych osobowych przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do celów określonych w pkt 3.

8. Pani/Pana dane osobowe mogą być przechowywane, przez cały czas trwania umowy, aż do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających, a następnie dane będą archiwizowane z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach prawa o archiwizacji dokumentów tj. ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, oraz zgodnie z obowiązująca w Urzędzie Instrukcją Kancelaryjną, która stanowi załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, z wyjątkami zastrzeżonymi przepisami prawa, przysługuje Pani/Panu: prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych; prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje o przesłanki zawarte w art. 17 ust. 3 RODO; prawo do ograniczenia przetwarzania, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa.

10. W zakresie jakim Pani/Pana dane przetwarzane są w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. e RODO przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. 

11. W przypadku uznania, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

12. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Kontrahent dysponujący danymi osobowymi osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane w związku z zawarciem umowy oraz jej wykonaniem zgodnie z ustaloną treścią i obowiązującymi przepisami prawa zobowiązany jest zapoznać te osoby z treścią niniejszej klauzuli.