Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych dla kontrahentów (oferentów, dostawców, wykonawców), osób reprezentujących lub wskazanych do kontaktu

Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych dla kontrahentów (w tym oferentów, dostawców, wykonawców), osób reprezentujących lub wskazanych do kontaktu

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej: RODO, realizujemy obowiązek wynikający z ogólnego rozporządzenia 
o ochronie danych (RODO) w stosunku do:

a) kontrahentów będących stronami zawieranych umów (osoby fizyczne; osoby fizyczne prowadzące tzw. jednoosobową działalność gospodarczą; osoby fizyczne prowadzące działalność w postaci spółek prawa cywilnego);

b) osób reprezentujących kontrahentów instytucjonalnych (np. wspólnicy spółek osobowych, członkowie zarządu spółek kapitałowych, prokurenci, pełnomocnicy, syndycy);

c) osób wskazanych przez kontrahentów do kontaktu oraz do realizacji przedmiotu umów (np. koordynatorzy);

informujemy że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych w Urzędzie Miasta Tarnobrzega jest Prezydent Miasta Tarnobrzega, z siedzibą przy ul. Tadeusza Kościuszki 32, 39-400 Tarnobrzeg, (tel. 15 822-11-49); e-mail:
   um@um.tarnobrzeg.pl.
   
   
2. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Urzędu Miasta Tarnobrzega, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować z Inspektorem Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Tarnobrzega za pomocą adresu e-mail: iod@um.tarnobrzeg.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
   
   
3. Pani Pana dane osobowe w zależności od Pani/Pana roli, będą przetwarzane w następujących celach:
   1. dane osobowe kontrahenta, który jest osobą fizyczną: w celu realizacji umowy lub podjęcia działań na Pani/Pana żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO oraz w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności z przepisów podatkowych, dotyczących wystawienia faktur, prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, oraz przepisów  o archiwizacji dokumentacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Wskazany art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jest wspierany w szczególności przez ustawę z dnia  23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny; ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; ustawę z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych; ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości; ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a także ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, w związku z obowiązkiem ujawniania danych  w zakresie stanowiącym informację publiczną.
      
      
   2. dane osobowe osób reprezentujących kontrahentów: Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO, wynikającego z  przepisów prawa określających umocowanie do reprezentowania – w zakresie ważności umów i właściwej reprezentacji stron (przepisy Księgi Pierwszej, Tytułu IV, Działu VI, Rozdziału II i III ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny oraz  art. 41 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych). Podanie tych danych jest warunkiem zawarcia umowy;
      
      
   3. dane osób wskazanych przez kontrahenta, jako osoby do kontaktu/realizacji umowy: Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w prawnie uzasadnionym interesie Administratora wynikającym z potrzeby posiadania stałego kontaktu z osobami wskazanymi przez Wykonawcę, w szczególności prowadzenia bieżącej komunikacji. Podstawą prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. e RODO w zw. z ustawą z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych oraz ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
      
      
      Ponadto dane mogą być także przetwarzane w celu ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora.
      
      
4. Administrator pozyskał Pani/Pana dane osobowe:
   1. w przypadku Kontrahenta będącego osobą fizyczną, osób uprawnionych do reprezentowania lub działających na podstawie pełnomocnictwa Kontrahenta - bezpośrednio od Pani/Pana. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy;
      
      
   2. w przypadku osoby wskazanej przez Kontrahenta instytucjonalnego; Kontrahenta w związku z realizacją umowy - od podmiotu uczestniczącego w wyłonieniu wykonawcy zamówienia publicznego lub podmiotu z którym zawarł umowę. Zakres Pani/Pana danych osobowych może obejmować: imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, dane kontaktowe oraz inne dane niezbędne w związku z realizacją umowy.
      
      
5. Odbiorcami Pani/Pana danych mogą być podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Odrębną kategorię odbiorców stanowią podmioty zapewniające asystę i wsparcie techniczne dla użytkowanych w Urzędzie systemów informatycznych m.in. systemu elektronicznego obiegu dokumentacji, z którymi Miasto Tarnobrzeg zawarło stosowne umowy, oraz podmioty uprawnione do obsługi doręczeń jak Poczta Polska, podmioty świadczące usługi doręczania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (ePUAP).
   
   
6. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych.
   
   
7. Podanie danych osobowych przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do celów określonych w pkt 3.
   
   
8. Pani/Pana dane osobowe mogą być przechowywane, przez cały czas trwania umowy, aż do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających, a następnie dane będą archiwizowane z uwzględnieniem okresów przechowywania określonych w przepisach prawa o archiwizacji dokumentów tj. ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, oraz zgodnie z obowiązująca w Urzędzie Instrukcją Kancelaryjną, która stanowi załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
   
   
9. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, z wyjątkami zastrzeżonymi przepisami prawa, przysługuje Pani/Panu: prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 ust. 1 RODO); prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych (art. 16 RODO); prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje o przesłanki zawarte w art. 17 ust. 3 RODO; prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 ust. 1 RODO), przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa.
   
   
10. W zakresie w jakim Pani/Pana dane przetwarzane są w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. e RODO przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących Pani/Pana danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1 RODO).
    
    
11. W przypadku uznania, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
    
    
12. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

 

Kontrahent dysponujący danymi osobowymi osób fizycznych, których dane osobowe są przetwarzane w związku z zawarciem umowy oraz jej wykonaniem zgodnie z ustaloną treścią i obowiązującymi przepisami prawa zobowiązany jest zapoznać te osoby z treścią niniejszej klauzuli.