Dotacje celowe w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

Dotacje w trybie Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1327 z późn. zm.)

Dotacja ze środków budżetu Miasta Tarnobrzega

Dotacje ze środków publicznych to także środki z budżetu Miasta Tarnobrzega przeznaczone na podstawie Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.), odrębnych ustaw, w szczególności ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, na finansowanie lub dofinansowanie realizacji zadań publicznych lub inwestycji związanych z realizacją tych zadań. W ustawie o finansach publicznych opisana jest dotacja celowa (art. 127 ustawy o finansach publicznych).

W przypadku samorządów wprowadzono również rozporządzenie narzucające samorządom stosowanie jednolitych wzorów umowy, formularzy ofert i sprawozdań.

Kto może dostać dotację? Jakie są warunki przyznawania dotacji?

O dotację mogą starać się stowarzyszenia, stowarzyszenia zwykłe, fundacje, kluby sportowe, koła gospodyń wiejskich, czyli organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Podstawowym dokumentem regulującym współpracę finansową i niefinansową organizacji pozarządowych z Miastem Tarnobrzega jest roczny Program współpracy.

Jak wyglądają procedury przy ubieganiu się o dotację?

O większość dotacji możemy się ubiegać wtedy, gdy Miasto Tarnobrzeg ogłosi nabór wniosków. Informacja o naborze znajduje się zawsze na stronie internetowej Urzędu Miasta, w BIP Urzędu Miasta oraz na urzędowej tablicy ogłoszeń.

W ogłoszeniu określone są podstawowe informacje o konkursie, czyli w jakich obszarach tematycznych będą mogły być realizowane projekty, kto może się ubiegać o dotację, w jakim terminie i gdzie trzeba złożyć wniosek, gdzie znaleźć formularz do wniosku i szczegółowe wytyczne dla ubiegających się o dofinansowanie.

W szczegółowych wytycznych znajduje się wiele dodatkowych informacji (np. jakie trzeba dostarczyć załączniki, jak ma być skonstruowany budżet, jakie wydatki będzie można sfinansować a jakich nie można). W razie jakichkolwiek wątpliwości można zgłaszać się do pracownik Urzędu po pomoc i informacje.

Po złożeniu wniosku poddany jest on ocenie, która zwykle składa się z dwóch etapów:

• oceny formalnej – to min. sprawdzenie czy wniosek jest złożony w terminie, czy zawiera wszystkie wymagane załączniki, podpisy itp.;
• merytorycznej – podczas której ocenia się zgodność projektu z założeniami konkursu i atrakcyjność, innowacyjność działań.
  Jakie są tryby i zasady przyznawania dotacji ze środków publicznych (otwarty konkurs ofert, mały grant)?

Miasto Tarnobrzeg może przyznać dotację celową na realizację zadań publicznych. Organizacja pozarządowa lub inny podmiot określony w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w art. 3 ust 3 może starać się o taką dotację tylko jeśli realizacja projektu wpisuje się w cele i sposób ich realizacji określone w jej statucie (lub w przypadku gdy nie posiada statutu w równorzędnym akcie).

W ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w art. 4 wymienione są te obszary, w których mogą one współpracować przy realizacji tych zadań z organizacjami. W zakresie tej współpracy mieści się równie współpraca finansowa czyli przekazywanie dotacji. Realizacja tych zadań określona jest mianem działalności pożytku publicznego.

Zlecanie realizacji zadań publicznych może mieć formę powierzania lub wspierania realizacji zadania publicznego.

Powierzanie wykonywania zadań publicznych, wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie ich realizacji (100% kosztów realizacji zadania pokrywane jest z dotacji). Wspieranie wykonywania zadań publicznych, wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji (część kosztów pokrywana jest z dotacji a część przez organizację – kosztem realizacji zadania jest również wycena pracy społecznej członków i wolontariuszy).

Tryby przyznawania dotacji

Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dotacje celowe na realizacje zadań publicznych mogą być przyznane organizacjom pozarządowym za pomocą:

• otwartych konkursów ofert;
• konkursów ogłaszanych na podstawie oferty złożonej z inicjatywy własnej organizacji;
• procedury składania wniosków z własnej inicjatywy „mały grant”;
• zlecanie realizacji zadania z pominięciem wyżej wymienionych trybów w sytuacji nadzwyczajnej.

W każdym z wymienionych wyżej trybów o dotacje starać mogą się organizacje pozarządowe lub inne podmioty wymienione w art. 3 ust 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Jedną ofertę może złożyć jedna lub więcej organizacji (oferta wspólna).

Otwarte konkursy oferty

Otwarte konkursy ofert to najczęściej stosowany tryby dystrybucji dotacji celowych na realizację zadań publicznych. Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w art. 11-19 określa jego ramy prawne.

Dokumenty (formularze, wzory umów) dotyczące otwartych konkursów ofert

Otwarty konkurs ofert - ogłoszenie

Ogłoszenie otwartego konkursu ofert powinno zawierać informacje o:

• rodzaju zadania;
• wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania;
  zasadach przyznawania dotacji (np. powierzenie lub wsparcie);
• terminach i warunkach realizacji zadania;
• terminie składania ofert;
• trybie i kryteriach stosowanych przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru ofert;
• zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3.

Otwarty konkurs ofert musi być ogłoszony przez Urząd:

• w Biuletynie Informacji Publicznej;
• w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń;
• na stronie internetowej organu administracji publicznej.

Termin do składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia ukazania się ogłoszenia.

Otwarty konkurs ofert - ocena

Oferty oceniane są formalnie i merytorycznie. Oceny formalnej dokonują pracownicy Urzędu Miasta zaś ocena merytoryczna przeprowadzana jest przez komisje konkursowe, które składają się z przedstawicieli Prezydenta Miasta oraz przedstawicieli organizacji pozarządowych i innych podmiotów wskazanych w art. 3 ust. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Osoby pracujące w komisjach nie mogą mieć „konfliktu interesów” z podmiotami, które złożyły ofertę. W wyjątkowych sytuacjach (jeśli organizacje nie wskażą przedstawicieli, żaden z przedstawicieli nie przyjdzie na posiedzenie komisji lub wszyscy wskazani mają „konflikt interesów”) komisje konkursowe mogą obradować bez przedstawicieli organizacji pozarządowych.

W pracach komisji konkursowych mogą brać udział także osoby posiadające specjalistyczną wiedzę związaną z tematyką ogłoszonego konkursu. Komisje konkursowe jedynie rekomendują oferty do dofinansowania ostateczną decyzję podejmuje osoba zarządzająca daną jednostka administracji.

Kryteria, które komisje konkursowe muszą wziąć pod uwagę przy ocenianiu ofert:

• potencjał organizacji
• kalkulację kosztów zadania
• jakość zadania i kwalifikację osób
• wkład własny organizacji (w przypadku konkursów na wspieranie realizacji zadań)
• udział wolontariuszy i wkład rzeczowy
• jakość dotychczasowej współpracy organizacji z administracją.

Otwarty konkurs ofert - wyniki, kontrola, sprawozdanie

Ogłoszenie wyników konkursu następuje niezwłocznie po podjęciu decyzji i musi zawierać nazwę oferenta lub oferentów, którym przyznano dotacje, nazwy projektów oraz wysokość przyznanych środków. W czasie 30 dni od ogłoszenia wyników każdy może zażądać uzasadnienia wyboru lub odrzucenia ofert. Po ogłoszeniu wyników z organizacjami pozarządowymi, których oferty dostały dotacje Miasto Tarnobrzeg podpisuje umowy o realizacje zadania.

Każde z zadań na które przyznano dotacje może być kontrolowane. Sprawdza się przede wszystkim:

• stan realizacji zadania;
• efektywności, rzetelność i jakość wykonania zadania;
• prawidłowość wykorzystania środków publicznych;
• prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

Z dotacji przyznanych na realizację organizacja pozarządowa musi się sprawozdać. Obowiązkowe zawsze jest sprawozdanie z całości realizacji zadania, które składa się najpóźniej 30 dni po zakończeniu zadania. W niektórych umowach może być również określony obowiązek składania sprawozdań częściowych. Zawsze też Urząd Miasta może wezwać organizację do złożenia sprawozdania w trakcie realizacji zadania.

Konkursy ogłaszane na podstawie oferty złożonej z inicjatywy własnej organizacji

W art. 12 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie opisany jest tryb, w którym ewentualną inicjatorką otwartego konkursu ofert jest organizacja pozarządowa lub inny podmiot określony w art. 3 ust. 3 Ustawy. Jeśli organizacja chce aby Miasto Tarnobrzeg ogłosiło konkurs w zakresie w którym do tej pory tego nie robiła a który mieści się w zadaniach publicznych wymienionych w art. 4 Ustawy może złożyć do urzędu wniosek.

Wniosek musi zawierać w szczególności:

• opis zadania publicznego przeznaczonego do realizacji;
• szacunkową kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego.

Najpóźniej po miesiącu, od daty wpłynięcia wniosku, Urząd Miasta ma obowiązek rozpatrzeć celowość realizacji tego zadania przez organizacje biorąc pod uwagę:

• stopień w jakim wniosek odpowiada priorytetowym zadaniom określonym w programie współpracy;
• czy organizacje są w stanie zapewnić wysoką jakość realizacji zadania;
• czy dostępne są środki na realizację takiego zadania;
• czy są jakieś korzyści wynikające z tego, że zadanie będzie realizowane przez organizacje.

O decyzji informowana jest organizacja. W przypadku kiedy Urząd Miasta rozpatrzy wniosek pozytywnie na realizację takiego zadania ogłaszany jest otwarty konkurs ofert.

Procedura składania wniosków z własnej inicjatywy - „mały grant”

Tryb „małych grantów” opisany jest w art. 19 a Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Z założenia jest to tryb uproszczony wobec otwartego konkursu ofert. 

Program współpracy organizacji pozarządowych z Miastem Tarnobrzeg za priorytetową współpracę finansową uznaje współpracę w trybie otwartych konkursów ofert. Z tego względu uproszczone oferty o „mały grant” można składać nie wcześniej niż po ogłoszeniu ostatniego konkursu z danego zakresu działania pożytku publicznego. Zwykle fakt przyjmowania takich wniosków poprzedzony jest ogłoszeniem o rozpoczęciu naboru uproszczonych ofert, w raz z podaniem kwoty pozostającej do rozdysponowania w tym trybie. 

Dokumenty (formularze oferty, sprawozdania, wzory umowy) dotyczące procedury małego grantu

Dotacja przyznawana tym trybem obwarowana jest warunkami:

• zadanie ma charakter lokalny lub regionalny;
• wysokość dotacji nie może przekroczyć 10 tys. złotych (przy czym to organizacja decyduje czy jest to forma powierzenia czy wsparcia realizacji zadania publicznego);
• zadanie nie może trwać dłużej niż 90 dni;
• w jednym roku kalendarzowym jedna organizacja może dostać w tym trybie nie więcej niż 20 tys. złotych od jednego samorządu;
• z całej puli dotacji planowanej przez Urząd na „małe granty” może być przeznaczone maksymalnie 20% środków.

Oferta, która wpływa do urzędu w ciągu 7 dni jest upubliczniana w BIP, na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej urzędu. Przez kolejne 7 dni każdy może do niej zgłosić uwagi. Po rozpatrzeniu uwag Urząd decyduje czy zawrzeć z organizacją umowę. Jeśli decyzja jest pozytywna umowa jest zawierana niezwłocznie.

O czym trzeba pamiętać po otrzymaniu dotacji (termin realizacji, księgowość, rozliczenie)?

Od kiedy możemy zacząć realizować projekt?

Projekt, na który otrzymaliśmy dotację, możemy realizować w terminie, który został określony w umowie podpisanej z Miastem Tarnobrzeg. Najpierw więc musi zostać podpisana umowa, a potem zaczyna się realizować projekt.

Uwaga!

Pisząc projekt trzeba pamiętać o tym, aby jego ramy czasowe były realnie, tzw. powinniśmy założyć jakiś margines czasu potrzebny na ocenę projektu przez sponsora i na podpisanie umowy o dotację.

Kiedy dotacja wpłynie na konto organizacji?

Dotacja zostanie przekazana na konto organizacji zgodnie z trybem i terminami określonymi w umowie zawartej pomiędzy organizacją a Miastem Tarnobrzeg. Z reguły jest to termin 30 dni od dnia podpisania umowy.

Dotacja ze środków publicznych a prowadzenie księgowości

Dotacje przyznane na realizację zadań publicznych wymagają od organizacji prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Oznacza to, że w planie kont księgowych organizacji należy wyodrębnić zarówno na koncie przychodów jak i na koncie kosztów konto księgowe, związane z każdą otrzymaną dotacją. Takie wyodrębnienie może być weryfikowane podczas kontroli dokonywanej przez Urząd Miasta. Może być również pomocne dla samej organizacji, której dzięki temu łatwiej będzie przygotować sprawozdanie finansowe z realizacji zadania publicznego.

Naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Środki publiczne przekazane organizacji w formie dotacji ciągle pozostają środkami publicznymi i dlatego również organizacje i inne podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 obowiązuje Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 289 z późn. zm.). Odpowiedzialności podlegają (art. 4 ust. 1.4) osoby wykonujące w imieniu podmiotu niezaliczanego do sektora finansów publicznych, któremu przekazano do wykorzystania lub dysponowania środki publiczne, czynności związane z wykorzystaniem tych środków lub dysponowaniem tymi środkami czyli osoby, które odpowiadają za zarządzanie organizacją (zarząd).

Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, w przypadku dotacji, jest (art. 9):

• wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem określonym przez udzielającego dotację;
• nierozliczenie w terminie otrzymanej dotacji;
• niedokonanie w terminie zwrotu dotacji w należnej wysokości.